Was ist eigentlich ein Dienstweg? Was hat es mit dem Pfarrdienstrecht auf sich, was bedeutet die Befreiung von der Residenzpflicht und wie muss eine Stellenausschreibung aussehen? Was muss ich bei Anträgen auf Elternzeit oder bei Vakanzen beachten, wann verfällt ein Urlaubsanspruch und wie gehe ich richtig mit diesem verflixten „Pendelformular“ um? Welche Anlaufstellen kann ich hilfesuchenden Menschen nennen, die bei mir anrufen, und was genau will eigentlich dieser Kirchenvorstand von mir?
Es sind viele Fragen, die sich Ephoralsekretärinnen stellen, wenn sie ihren Dienst im Büro einer Superintendentur beginnen. Viele von ihnen kommen nicht aus kirchlichen Zusammenhängen, sondern aus der Wirtschaft oder der Verwaltung – und finden die ersten Hürden schon in der Begrifflichkeit vor. Außerhalb von Kirche sind etwa „Ephoren“ wenig bekannt; Wikipedia weist sie als Aufsichtsbeamte mit weitreichenden Befugnissen im antiken Sparta aus. Heute werden SuperintendentInnen in der evangelischen Kirche als Ephoren bezeichnet; ihre Büros werden von Ephoralsekretärinnen geleitet. Etwa 55 von ihnen sind in der hannoverschen Landeskirche tätig; Männer interessieren sich bislang noch kaum für diese anspruchsvolle Tätigkeit, die eher im Hintergrund stattfindet.
2022 gründeten sechs Ephoralsekretärinnen aus verschiedenen Regionen der Landeskirche eine Arbeitsgruppe, um ihren Kolleginnen Unterstützung in Form von Wissen zu vermitteln. Seitdem bilden Ute Borchers (Kirchenkreis Hannover Nord-West), Claudia Brause (Burgwedel-Langenhagen), Silke Döring (Hittfeld), Natali Fell (Verden), Christine Schöppner-Panz (Hannover Mitte) und Karin Wessels (Aurich) die „Leitfaden-AG“. Die vielen Fragen derjenigen, die noch neu im Dienst waren, trafen in der Gruppe auf das Knowhow der „alten Häsinnen“ – eine gute Mischung.
„Zunächst haben wir an ein Nachschlagewerk gedacht, sehr schnell aber wurde uns klar, dass nur ein Online-Format die Anforderungen erfüllen kann“, berichten Claudia Brause und Karin Wessels. In den vergangenen zehn bis 15 Jahren habe in den Ephoralbüros eine starke Professionalisierung stattgefunden, die ein deutliches Anwachsen der Anforderungen und die Notwendigkeit des eigenständigen Arbeitens mit sich brachte. Und der Wandel geht weiter: Zunehmend überträgt das Landeskirchenamt Aufgaben an die Kirchenkreise; eine gedruckte Veröffentlichung könnte mit diesen Veränderungen nicht Schritt halten und wäre schnell veraltet.
Die Leitfaden-AG nahm also Kontakt zu Beate Ludewig von der EMA, der Evangelischen Medienarbeit in der Landeskirche Hannovers, auf. „Bei ihr haben wir wirklich tolle Unterstützung bekommen“, sagen Ute Borchers und ihre Kolleginnen einstimmig. Ein freiberuflicher Grafiker unterstützte bei der Gestaltung der Seite und Ludewig schulte die Leitfaden-AG im Umgang mit dem zugrundeliegenden System Magnolia. „Sie hat uns immer wieder darin bestätigt, dass wir auf dem richtigen Weg sind und uns Mut gemacht“, erzählt Christine Schöppner-Panz. Unterstützung gab es auch von Christa Schulz-Achelis, Referentin für die Berufsgruppe der Ephoralsekretärinnen in der landeskirchlichen Service Agentur: „Ich bin sehr dankbar, dass fachlich hochqualifizierte Personen dieses Vorhaben so energisch vorangetrieben haben“, betont sie.
„Vor allem aber hat uns die Unterstützung der SuperintendentInnen Mut gemacht, das Projekt weiter voranzubringen“, sagen die Mitglieder der Leitfaden-AG. „Denn gerade den Ephoren war bewusst, dass es für die Kolleginnen von großem Wert ist, ein solches Nachschlagewerk nutzen zu können.“
In einem arbeitsaufwändigen Prozess sammelten die Mitglieder der Leitfaden-AG in den zurückliegenden Monaten Stichworte und ordneten sie Kategorien zu, suchten passende Texte oder schrieben sie selbst, richteten ein Stichwortregister und zahlreiche Verlinkungen ein, recherchierten Kontakte und stellten sie auf der Webseite zur Verfügung. „Das Einpflegen in die Webseite hat wunderbar geklappt“, freut sich Silke Döring gemeinsam mit ihren Kolleginnen.
Mittlerweile umfasst die Webseite rund 160 Seiten, die von vielen EphoralsekretärInnen und SuperintendentInnen Korrektur gelesen wurden. „Dieses Gegenlesen war für uns eine große Hilfe, weil uns viele tolle Anmerkungen zurückgemeldet wurden“, sagt Claudia Brause. Sie betont, dass die neue Webseite keineswegs ein abgeschlossenes Projekt ist: Auf der Seite werden Ansprechpersonen genannt, an die jederzeit Ergänzungsvorschläge geschickt werden können. Ohnehin bleibt die Pflege der Seite eine dauerhafte Aufgabe. Und diese Aufgabe lohnt sich: Das bereitgestellte Wissen hilft nicht nur EphoralsekretärInnen, sondern vielen Menschen, die sich in der Kirche beruflich oder ehrenamtlich engagieren.
„Ich hätte mir ein solches Angebot zu meinem Dienstbeginn in der Superintendentur sehr gewünscht“, sagt Natali Fell. „Als ich anfing, wusste ich nicht, was ein Abkündigungstext ist. Da ist es schwierig, wenn man alleine im Büro sitzt und noch nicht weiß, wen man anrufen und fragen kann.“
Ab sofort ist die Webseite www.das-ephoralbuero.de online. Für Anmerkungen und Ergänzungen sind die Urheberinnen per Mail an team.ephoralbuero@evlka.de zu erreichen.